Einsatz(möglichkeiten) von EDV in der Pflege No ratings yet.

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Dienstplangestaltung
Die Dienstplanung ist eine der naheliegenden Aufgaben der EDV in der Pflege. Es gibt eine Reihe wiederkehrender Vorgänge, z. B. die Weiterführung des Rahmendienstplanes. Die Anforderung an den Computer besteht lediglich darin, die Dienstfolge Früh-Spät-Nacht ständig zu wiederholen und nach Vorgabe einer Sollbesetzung aufzuzeigen, an welchen Tagen Über- bzw. Unterbesetzungen vorhanden sind. Die Ist-Planung erfolgt dann weiterhin manuell durch eine Pflegekraft. Am Bildschirm werden zunächst die Tage mit Fehlbesetzungen korrigiert, die Sonderwünsche der Mitarbeiter eingearbeitet und der Dienstplan aufgrund der Qualifikation einzelner Mitarbeiter gestaltet.
Anforderung an die Software zur Dienstplangestaltung muss zunächst sein, dass das eingesetzte Produkt flexibel ist und auf die speziellen Wünsche des Hauses Rücksicht nehmen kann. Weiterhin sollte das Programm Kontrollmechanismen besitzen, mit denen eine gerechte Dienstplangestaltung möglich ist.
Das heißt, die Software überprüft bei der Fortschreibung des Dienstplanes die Anzahl der Dienstarten, die jeder Mitarbeiter der Station, des Wohnbereiches oder des Hauses zu leisten hat, und meldet, bei der Anpassung des Planes durch eine Pflegekraft, einseitige Verteilungen des Dienstes.
Weiterhin stelle ich den Anspruch an das Planungsprogramm, Aussagen über die Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter aufzunehmen und zu berücksichtigen. Neben der quantitativen Planung muss auch die qualitativ ausgewogene Besetzung der Schichten mit Hilfe des Computers möglich sein.
Die Urlaubsplanung erfolgt natürlich mit Hilfe der gleichen Software, damit Planungsfehler, wie Überschneidungen oder gleichzeitiger Urlaub ähnlich qualifizierter Mitarbeiter ausgeschlossen sind und Unterbesetzungen in der Urlaubszeit vermieden werden.
Weiterhin wäre es von Vorteil, dass eine entsprechende Anlage, verbunden mit einem Zeiterfassungssystem, geleistete Dienste berechnet und mit Hilfe entsprechender Software abrechnet.
(Haus-)Tarif und arbeitsrechtliche Vorgaben werden berücksichtigt und Änderungen nach Bedarf über Updates vorgenommen. Ziel dieser Software muss es sein, die Mitarbeiter, die mit entsprechender Planungstätigkeit beauftragt sind, von immer wiederkehrender, stupider Schreibarbeit zu entlasten. Die gestalterische Kompetenz in der Dienstplanung liegt weiterhin in der einzelnen Organisationseinheit. Lediglich die Rechen- und Schreibarbeit wird durch eine Maschine ersetzt.

Pflegedokumentation und Pflegeplanung
Die gesetzlich vorgeschriebene Pflegeplanung und Dokumentation stellt eine weitere Einsatzmöglichkeit dar.
Durch standardisierte, abrufbare Dokumentationssysteme und Standardpflegepläne wird einem Informationsverlust vorgebeugt und gleichzeitig erhebliche Zeit eingespart, die bei manuellem administrativem Aufwand zwangsläufig entsteht. Dies bedeutet eine Erhöhung der Transparenz pflegerischen Handelns, welche somit zur Steigerung der Pflegequalität beiträgt.
Um dergleichen Systeme sinnvoll nutzen zu können, ist jedoch im Vorfeld die Definition und Eingabe individueller und differenzierter Pflegestandards nötig.

Administrative Aufgaben
Anhand der genauen Dokumentation und Planung kann der Materialverbrauch, der Pflege des Bewohners erforderlich ist, vorausberechnet werden. Mit Hilfe eines Lagerverwaltungsmoduls wird der Materialverbrauch zeitlich und mengenmäßig abgeschätzt und angefordert. Die Bestellung erfolgt auch hier mit Hilfe des Computers. Der Lagerraum in dem einzelnen Wohnbereich kann so auf ein Minimum reduziert werden. Die Gefahr, dass Sterilgut verfällt und ungenutzt verworfen wird, ist gebannt. Selbst „geheime“ Lager sollten damit der Vergangenheit angehören. Nach dem gleichen Prinzip wie die Pflegematerialverwaltung funktioniert die Versorgung mit Medikamenten. Sämtliche Arzneimittel, die ein Bewohner benötigt, sind nach Tageszeit der Einnahme und Menge in der Bewohnerakte des Computers gelistet. Diese Liste verfügt über ein Bestellmodul, das automatisch Anforderungslisten erstellt und an den entsprechenden Hausarzt schickt.
Die Zukunft könnte folgendermaßen aussehen: Die Pflegeeinrichtungen halten lediglich Notfall- und Bedarfsmedikation vor und erhalten pünktlich zur Einnahmezeit die abgepackten Medikamentenschälchen. Folge davon ist, dass die Fehlerquote bei der Medikamentenverteilung auf ein Minimum reduziert wird. Darüber hinaus ist dieses System auch betriebswirtschaftlich sinnvoll, da die Verfallsdaten zentral in der Apotheke besser überwacht werden können. Auch sind die Lagerbedingungen für die Medikamente einfacher und preiswerter zu realisieren.

Planung und Umsetzung eines EDV-Konzeptes für die Pflege
Bevor an die konkrete Umsetzung irgendwelcher Veränderungen in der Einrichtung gedacht werden kann, ist es notwendig, ein Konzept zur Umsetzung des zuvor formulierten Zieles zu entwickeln.
Ein solches Konzept kann folgendermaßen aussehen:
1. Formulierung der Zielvorgabe
Zielvorgabe ist die Installation eines umfassenden EDV-Systems auf dem Boden einer bewohnerorientierten Pflege anhand des Pflegeprozesses.
2. Ermittlung des Ist-Zustandes
Bei der Ermittlung des Ist-Zustandes muss festgestellt werden, mit welchem Pflegekonzept im gesamten Haus gearbeitet wird und wie Pflegedokumentation und Pflegeplanung gehandhabt werden. Weiterhin muss die Einstellung des Personals gegenüber der neuen Technik eruiert werden. Vorhandene Organisationsstrukturen sind zu durchleuchten, Berührungspunkte mit anderen Berufgruppen müssen ermittelt werden. Vorhandene EDV-Einrichtungen bzw. Konzepte sind zu erfassen, um sie bei der Systemauswahl berücksichtigen zu können.
Sicherlich sind noch viele weitere Punkte aufzuzählen, ich denke aber, dass der kleine Einblick in die umfassende Ist-Analyse ausreicht, um die Komplexität des Vorhabens deutlich zu machen.
3. Erstellung des Arbeitspapiers
Bei der Erstellung des Arbeitspapiers müssen sowohl die Defizite, die bei der Ist-Analyse zutage getreten sind, berücksichtigt werden als auch die Ziele, die mit der Einführung eines EDV-Konzeptes verfolgt werden. Dabei müssen die besonderen Bedürfnisse der Pflegedienstleitung und der Heimleitung in das Arbeitspapier mit aufgenommen werden. Dies sind zum einen die Personalplanung und -steuerung und zum anderen Werkzeuge zur Bestimmung der Qualität und Quantität in der Pflege.
4. Diskussion der Zielvorgabe anhand des Arbeitspapiers
Die Diskussion der Zielvorgabe geschieht in einer Arbeitsgruppe, der neben der Pflegedienstleitung auch Mitarbeiter des Pflegedienstes und der Verwaltung angehören. Die Zusammensetzung der Arbeitsgruppe begründet sich im Interessenkonflikt fast jeder Berufsgruppe an den offen zu Tage tretenden Kooperations- und Organisationsmängeln.
5. Delegation der Detailarbeit
Nach allgemeiner Diskussion der Zielvorgaben kristallisieren sich die Wünsche der Beteiligten schnell heraus, die dann in Kleingruppen oder Einzelarbeit konkretisiert werden können, um sie bei der nächsten Sitzung dem Plenum vorzulegen.
6. Diskussion der Änderungsvorschläge
Hier findet die abschließende Diskussion über die Zielvorgabe und die einzelnen Änderungsvorschläge statt. Es bildet sich eine Wunschliste heraus, mit der man sich auf die Suche nach dem entsprechendem Softwareverlag machen kann.
7. Festlegung des Durchführungskonzeptes und
8. Umsetzung
Nachdem sich der Anbieter gefunden hat, muss die Software mit Hilfe der erarbeiteten Liste auf die jeweilige Einrichtung zugeschnitten werden.

  • Die Auswahl der Software
    Die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt ist aufgrund der expansiven Entwicklung im Hard- und Softwarebereich in den letzten Jahren sicherlich nicht einfach. Wenn man Softwareanbieter anschreibt, erhält man schöne Prospekte, jedoch reicht die Lektüre als Entscheidungsgrundlage bei weitem nicht aus. Damit man sich nicht Gefahr läuft, sich an einen Anbieter zu binden, der die Wünsche nur unzureichend erfüllt, müssen unbedingt noch Filtermechanismen in den Entscheidungsprozess eingebaut werden. Hilfreich ist es, von potentiellen Anbietern Reverenzen zu erfragen. Die genannten Anwender kann man zu ihren Erfahrungen zu Anwenderfreundlichkeit und Kundenservice befragen. Wird kein Kunde genannt, ist meiner Meinung nach der Anbieter kritischer zu hinterfragen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Präsenz am Markt. Im Lauf der letzten Jahre hat sich gezeigt, dass Hard- und Softwarelieferanten kurzfristig ein Angebot am Markt gemacht haben, um nach kurzer Zeit wieder zu verschwinden. Die Angebote solcher Firmen sind zwar sehr preisgünstig, ich gebe aber zu bedenken, dass nach dem Erwerb eines EDV-Systems Wartung und Systempflege gewährleistet werden sollten, um auf Dauer ein leistungsfähiges Instrument zur Verfügung zu haben.
    Außerdem verlangen die sich häufig ändernden gesetzlichen Grundlagen im Tarif- und Arbeitsrecht eine ständige Aktualisierung der Software.
    Weiterhin muss ein Entscheidungskriterium sein, in wieweit der Vertreiber des Systems auf die Speziellen Wünsche des Kunden eingehen kann. Das heißt, man muss von Anfang an genau wissen, welche Kompromisse man in Bezug auf die eigenen Vorstellungen und die Fähigkeiten der EDV einzugehen bereit ist.
    Wie soll die Software für den Pflegebereich aussehen, damit sie für den Pflegebereich arbeitserleichternd ist (Bedienung, Anwendbarkeit)?
    Als Entscheidungshilfe kann neben der Kontaktaufnahme zu anderen Anwendern folgende Checkliste dienen:
    • Übersichtlich, bedienerfreundlich
    • Die einzelnen Schritte sind leicht nachzuvollziehen
    • Gutes Hilfeprogramm (kein „Fachchinesisch“)
    • Ein gutes Programm, aus dem man sich gewisse Punkte, die man benötigt, aussuchen kann
    • Lagerbestellungen u. a. sollte möglich sein
    • Zeiterfassungsanlage für den Dienstplan (Planstellenberechnungen aufgrund dieser Analysen?)
    • Daten sollten nicht doppelt eingegeben werden müssen
    Wenn die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt gefallen ist, beginnt die nach dem Einkauf wohl wichtigste Phase, der Umbau der Einrichtung auf eine EDV-gestützte Aufbau- und Ablauforganisation.

Die Einführungsphase
In der Planungsphase hat sich der Einsatz einer Planungsgruppe bewährt. Die notwendigen Ideen für den Einsatz der EDV sind hier entwickelt und formuliert worden. Es bietet sich jetzt an, aus dieser Planungsgruppe mit ihrem gesamten Know How eine Projektgruppe, die federführend an der Implementierung des Systems im Haus mitwirkt. Hatte die Arbeitsgruppe lediglich die Aufgabe, Vorhandenes zu analysieren und Ziele zu formulieren, erhält die Projektgruppe nun Entscheidungsbefugnisse. Die Mitglieder dieser Gruppe müssen nicht nur mit Kompetenzen, sondern auch mit dem entsprechenden Vertrauen ausgestattet sein. Die Projektleitung und deren Vertretung sollten bedingt durch einen zwingend erforderlichen und stetigen Informationsaustausch fachlich eng zusammenarbeiten und als Ansprechpartner für alle Fragen der EDV-Organisation und -Koordination zuständig sein.
Berücksichtigt werden sollten die Einflüsse aus Arbeits- und Tarifrecht, Datenschutz und Arbeitsmedizin beim Aufbau des EDV-Systems, obwohl die Aufgabenschwerpunkte im Bereich Ablauf- und Aufbauorganisation liegen.
Die Zeitabstände zwischen den einzelnen Sitzungen der Projektgruppe sollten vier Wochen nicht überschreiten und aus Gründen der Effektivität die Größe nicht mehr als acht Mitglieder haben.
Es ist sicherlich richtig, den Zeitplan und den Kompetenzrahmen der Projektgruppenleitung festzulegen.

Personalschulung
Einer der wichtigsten Faktoren, der über Erfolg oder Misserfolg der EDV entscheidet, ist die Personalschulung. Das Pflegepersonal äußert sich häufig aus Angst vor Überforderung bei dem Kontakt mit der EDV ablehnend gegenüber der neuen Technik.
Dem kann man nur mit Hilfe einer kompetenten Schulung begegnen. Denkbar wäre ein Schulungsverfahren, bei dem ein kleiner Mitarbeiterkreis als Multiplikatoren einzusetzen. Diese Mitarbeiter werden von der Herstellerfirma geschult. Aufgabe dieser Multiplikatoren wäre es, die Mitarbeiter vor Ort in das System einzuführen. Dieses Verfahren verlangt eine sorgfältige Auswahl der Mitarbeiter, die in den Genuss der Herstellerschulung kommen. Voraussetzung wird sicherlich sein, dass diese Mitarbeiter über großes Interesse an der EDV verfügen, Grundkenntnisse der elektronischen Datenverarbeitung mitbringen und genügend motiviert sind, allen Kollegen und Kolleginnen die Technik nahe zu bringen.
Eine andere Möglichkeit wäre die schrittweise Einführung in den Umgang mit der EDV, besonders für die älteren Mitarbeiter, die noch nicht mit Computern gearbeitet haben. Es könnte so aussehen, dass lediglich die Hardware geliefert wird und die Mitarbeiter zunächst die Möglichkeit haben, den Umgang mit Maus und Tastatur zu üben. Dazu eignen sich kleinere Aufgaben mit Standardtextverarbeitungen oder Programmen zur Tabellenkalkulation. Denkbar ist aber auch das spielerische Erlernen des Umgangs mit Maus und Tastatur, hier eignet sich beispielsweise das Spiel „Solitär“ des Betriebssystems Windows. Gleich welche Schulungskonzepte letztlich angewandt werden, wichtig ist das Bewusstsein in der verantwortlichen Projektgruppe und der Betriebsleitung, dass der Erfolg eines EDV-Systems entscheidend von der Akzeptanz der Mitarbeiter abhängt. Deshalb sind Äußerungen von Angst und Unsicherheit der EDV gegenüber ernstzunehmen.

[b]Akzeptanz und Probleme beim EDV-Einsatz[/b]
Die Akzeptanz der EDV ist weitestgehend abhängig von Größen die mittelbar oder unmittelbar von den Verantwortlichen beeinflusst werden können. Dazu gehören einmal die frühzeitige Information der Mitarbeiter und die Beteiligung der Pflegenden an der Einführung der EDV. Wichtig ist es, im Vorfeld keine unnötigen Ängste zu schüren, die durch mangelnde Information und Halbwahrheiten hervorgerufen werden, und die „Gerüchteküche“ nicht brodeln zu lassen. Die Betriebsleitung muss in ihrer Gesamtheit hinter diesem Projekt stehen. Mögliche, negative Begleiterscheinungen dürfen nicht verschwiegen werden. Dazu gehört, dass mit der Einführung der elektronischen Datenverarbeitung auch Veränderungen im organisatorischen Ablauf des Arbeitsalltags verbunden sind, die zunächst auch Mehrarbeit von jedem einzelnen verlangen können. Neben den Akzeptanzproblemen , die auftreten werden, wird es sicherlich auch Probleme aufgrund tatsächlicher gesundheitlicher Risiken in Verbindung mit dem Arbeitsplatz EDV geben, die ich im folgenden kurz erläutern möchte.
Längeres Arbeiten mit EDV-Systemen kann bei den betroffenen Personen zu einer Reihe von Beschwerden und Schädigungen wie z.B. Kopfschmerzen, Rückenbeschwerden oder Augenbrennen führen. Verhindern lässt sich dies meist durch eine ergonomisch richtige Gestaltung des EDV-Arbeitsplatzes.
Der Arbeitsalltag der Pflegekräfte ist mit Gesundheitsrisiken, z. B. schweres Heben) zur Genüge gespickt, sodass jede weitere, vermeidbare Gefährdung bzw. Mehrbelastung unbedingt vermieden werden muss. Es sei darauf hingewiesen, dass nicht nur mit den oben beschriebenen Probleme gerechnet werden muss, sondern auch den gesetzlichen Bestimmungen, sowohl im Arbeits- und Tarifrecht als auch im Bereich Datenschutz, tragen muss.

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